Maria kwam aanvankelijk nogal aanvallend over in haar aanwezigheid. Anderen kwamen haar ‘lastig vallen’ met vragen, net op momenten dat zij druk was. Of ze stelden vragen die zij al eerder had beantwoord. Ze zei: ‘Ik word er doodmoe van, ze luisteren gewoon niet!’ Ze ondervond veel strijd in haar werk, was kribbig en ging vaak moe naar huis. Ze had het gevoel dat ze overgeleverd was aan de grillen van haar collega’s.
Gaandeweg bleek dat Maria de neiging had om overdreven dienstbaar te zijn naar anderen. Ze had voortdurend het gevoel dat zij vraagbaak én probleem oplosser moest zijn, ook als anderen hun verantwoordelijkheid niet namen. Daarmee nam ze enorme hoeveelheid verantwoordelijkheid én werk van anderen over.
Bij iedere vraag luisterde ze én deed ze direct nog een paar dingen:
- ze deed aannames over de vraag achter de vraag
- ze nam aan dat anderen direct van haar verwachtten dat zij het antwoord gaf én dat ze actie ging ondernemen
- ze nam aan dat de ander nog niets had ondernomen om het op te lossen (wat haar boos maakte)
- Ze ging aan de slag om het op te lossen (waar ze ook boos van werd, op zichzelf én op de collega)
Samen stonden we stil bij wat er allemaal gebeurde in Maria’s hoofd en in haar aanpak. Haar ergernis had veel te maken met het gevoel dat zij overgeleverd was aan wat er op haar af kwam. En dat haar vraag – én haar wens – gericht was op het veranderen van de anderen. Waarom doen ze het zo? Waarom luisteren ze niet? Waarom zorgen zij ervoor dat ik het zo druk heb?
Anderen veranderen lukt niet
Maar anderen veranderen, dat lukt meestal niet. Ook in Maria’s team niet.
Dus draaiden we het om: Wat kun je zélf veranderen, om de verandering in gang te zetten? Al pratend kwamen we op een handiger strategie voor Maria.
- Wat zou je kunnen doen vóórdat je in actie komt?
- Welke vragen zijn handig om te stellen, vóórdat je gaat hollen voor je collega?
- Welke informatie heb je nodig om effectief te kunnen zijn in jouw rol?
We spraken af dat zij zou experimenteren met de volgende aanpak:
- Allereerst: Maria blijft goed luisteren naar het verhaal van haar collega’s.
Ze gaat het verhaal samenvatten en daarna de vraag stellen: Wat is je vraag aan mij?
Dit helpt haar zelf en het helpt de collega: welke vraag heb ik eigenlijk? - Vervolgens zal ze haar doel vertellen: Het is mijn doel om jou zo goed en zo effectief mogelijk te helpen. Daarvoor ga ik je een paar vragen stellen, en daarna kan ik je goed adviseren. Is dat OK wat jou betreft?
Hiermee laat ze haar behulpzaamheid en haar expertise merken en door middel van de vraag ‘Is dat OK?’ zorgt ze ervoor dat ze het gesprek samen met haar collega vormgeeft. - De vragen die zij stelt gaan over wat de collega al heeft gedaan om het op te lossen. Daarmee verduidelijkt ze het probleem.
- Dan pas brengt ze haar advies uit wat haar collega (nog meer) kan doen met betrekking tot de gestelde vraag. Zo zorgt ze ervoor dat die collega zelf de regie houdt.
- Eventueel kan Maria nog zaken overnemen, maar altijd pas als sluitstuk.
Zo sneeuwt zij niet onder in het werk van anderen.
Het resultaat
Maria kwam in de daaropvolgende periode tot de conclusie dat zij tenminste een deel van haar probleem zelf veroorzaakt had. Ze ontdekte dat medewerkers soms nog niet hadden nagedacht over de vraag wat ze eigenlijk van haar wilden. Gaandeweg leerden ze daar van tevoren over na te denken. Maria ontdekte ook, dat een deel van haar collega’s onzeker waren over hun aanpak, en dat soms bevestiging van die aanpak alleen al voldoende was. Door duidelijk te zijn over de stappen en vragen te stellen, veranderde Maria haar manier van werken (met vallen en opstaan) en haalde daarmee voldoende succes om er gaandeweg aardigheid in te krijgen. Ze kreeg zelfs meerdere complimenten en bedankjes dat ze zo behulpzaam was geweest.
Ze concludeerde: “ik hoef alleen maar te luisteren! Dan zijn ze al blij met me.” en daarna: “Oh ja, en de juiste vragen stellen, dat ook.”
Ze had weer regie over haar gesprekken, plezier in haar werk en kreeg ook een betere verstandhouding met haar collega’s.
Daar werd ik dan weer blij van, want dat is precies mijn missie in mijn werk.
Vond je dit interessant?
Wellicht is ook mijn E-boek Tien sleutels tot een goed gesprek iets voor jou.
Heb je een vraag waarover je wel eens met mij zou willen sparren, boek dan een vrijblijvende startsessie met mij.
Je zit dan nergens aan vast, en ontdekt direct of mijn manier van meedenken je aanspreekt.
Ik kijk ernaar uit om kennis met je te maken!