Wanneer leidinggevenden en medewerkers vooral vanuit huis werken, vervallen de natuurlijke momenten waarin je elkaar spontaan ontmoet, je elkaar aan het werk ziet, en je erover in gesprek gaat. Dus hoe weten medewerkers nu wat er goed gaat en wat er minder goed gaat? Hoe weet jij zelf wat er goed gaat en wat er minder goed gaat? Veel mensen zijn huiverig om dit soort gesprekken online te voeren. Het risico ligt dan op de loer om die gesprekken uit te stellen. Terwijl deze gesprekken superbelangrijk zijn én prima online kunnen, wanneer je er rustig de tijd voor neemt. Hetzelfde geldt voor functionerings- en beoordelingsgesprekken. Hoe doe je die nu?
Schuif je ze vooruit, of ga je het gesprek wel aan, ook online?

In mijn gesprekken met HR managers staat functioneren en beoordelen regelmatig op de agenda. De één wil misschien van de traditionele beoordelingscyclus af, de anderen (nog) niet. Hoe je je gesprekscyclus ook wilt inrichten, meestal geldt de wens: Meer aandacht voor regelmatige gesprekken over wat er goed gaat en wat er beter kan. Waarom? Omdat in de lijst van zaken die als demotiverend worden ervaren deze vier in de top tien staan:

  • Gebrek aan persoonlijke waardering
  • Gebrek aan feedback over de resultaten
  • Gebrek aan duidelijke doelstellingen
  • Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden

Horen hoe je het doet, dus het krijgen van complimenten én horen wanneer je het niet zo goed doet, is een menselijke behoefte. In de  behoeftenpiramide van Maslow, komt die behoefte terug in de behoefte aan sociaal contact én de behoefte aan waardering en erkenning.

Hoe je je gesprekken over functioneren en beoordelen ook invult, belangrijk is dát ze gevoerd worden. Niet eenmaal per jaar, maar heel regelmatig, als onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Maar hoe doe je dat, op een manier, zodat ze als zinvol worden ervaren en motiverend zijn? Creëer alledaagse magische momenten. Zo noem ik momenten waarop er een warm contact ontstaat en de ander zich gezien en gehoord voelt, geraakt wordt. Je leert jezelf kennen als je gespiegeld wordt door anderen, jouw bijdrage wordt erkend.

Magische momenten
Het management team in dit voorbeeld wilde meer aandacht besteden aan regelmatige gesprekken over wat er goed gaat en wat er beter kan. Bovendien wilden ze dat met elkaar op een gelijksoortige manier aanpakken, voor een duidelijke en consistente aanpak binnen de organisatie. Ik vroeg hen een compliment voor te bereiden voor degene die aan hun rechterhand zat, dat moest voldoen aan drie voorwaarden:

  1. Een oprecht en welgemeend compliment over een werksituatie die ze persoonlijk met die collega hadden meegemaakt.
  2. Het vermoeden dat de ander daarover nog geen compliment had gekregen, omdat dat er in de waan van de dag niet van was gekomen.
  3. Het compliment moest goed worden voorbereid, in stilte, volgens de elementen van goed onderbouwde feedback (waarneembare feiten, hoe het effect had op jou en op het werk, waarom je wenst dat de ander dit blijft inzetten).

Vervolgens maakten ze om de beurt zonder woorden contact met degene die het compliment ging ontvangen. Ze namen er de tijd voor om te vertellen wat ze hadden voorbereid, zonder het groter te maken. Om de beurt gaven ze elkaar hun compliment. De ontvangers luisterden met aandacht. De ene na de andere reactie was:

  • “Hier ben ik blij mee, ik ben verrast dat je het hebt gezien.”
  • “Goed om te horen, dit was een rotklus, fijn dat je het waardeert.”
  • “Dit motiveert om op deze manier door te gaan.”

Waarom het magisch was? De een na de ander voelde zich gezien en gehoord in zijn bijdrage. Dat de complimenten ‘aankwamen’ was zichtbaar en voelbaar. Er was een aandachtige sfeer tijdens het compliment, gezichtsuitdrukkingen werd zachter, er ontstond geroezemoes van waardering na ieder compliment. Een bijzonder uur, dat weldadig aandeed en de band tussen de mensen onderling steviger maakte.

Later op de dag oefenden ze ook met het aanspreken op verbeterpunten, dat met dezelfde aandacht, voorwaarden en elementen van feedback gebeurde. Daarbij ervaarden zij dat de band die ontstaat op contactmomenten waarop je elkaar écht ziet en hoort, een stevige basis vormt om de spanning te hanteren die ook gepaard gaat met bespreken van zaken die (nog) niet goed gaan.

Vaak zul je merken dat wanneer je complimenten en zaken die nog niet goed gaan op dezelfde manier bespreekt, beide de band verstevigen.

De succesfactor hierbij is voorbereiding! Ga ervoor zitten om voor te bereiden wat je wilt bespreken. Schrijf het op, geef het aandacht, kies je woorden zorgvuldig en bovenal: neem er de tijd voor. Zeker online. Het zou zomaar eens een magisch moment kunnen opleveren.